MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DISTRIBUIDORA MATEC S.A.

PREAMBULO. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., licenciatario de las marcas AMBIENTE GOURMET, AMBIENTE LIVING, CLUB HOUSE, PATRICIA VÉLEZ, COCINA DIVERTIDA, AMBIENTE PATIO Y LITERAL en cumplimiento de lo señalado en la ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, implementa su Manual de Políticas para el Tratamiento y Protección de Datos Personales. DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., implementará todas las acciones para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable, en especial para proteger los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre y los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias. Es por ello que el presente manual se aplica tanto para proteger los datos personales y la información transaccional que actualmente trate y los que en un futuro se puedan tratar, así como para el tratamiento de los datos de empleados y contratistas. PRINCIPIOS. – En el tratamiento de datos personales que realiza DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., se aplican todos los principios consagrados en el Título II, artículo 4 del Régimen General de protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollen y complementen CONSULTA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales por los medios de idónea que disponga DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., identificada con el NIT 811037682-5 (tales como página web, redes sociales, canales de venta directa y puntos de venta) como responsable del tratamiento de datos personales. Sede principal: Carrera 44 #15 sur – 58. Teléfono servicio al cliente: (601) 6540848 y (350) 734 – 6480 Correo electrónico: servicioalcliente@ambientegourmet.com.co Página web: www.regalos.ambientegourmet.com TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES- El tratamiento de los datos personales se hace en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. y sus marcas AMBIENTE GOURMET, AMBIENTE LIVING, CLUB HOUSE, PATRICIA VÉLEZ, COCINA DIVERTIDA, AMBIENTE PATIO Y LITERAL actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus clientes. DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S y las marcas AMBIENTE GOURMET, AMBIENTE LIVING, CLUB HOUSE, PATRICIA VÉLEZ, COCINA DIVERTIDA, AMBIENTE PATIO Y LITERAL como responsables del tratamiento de datos personales, podrán suscribir alianzas o convenios para la oferta de servicios comerciales, de fidelización, crediticios o financieros de terceros, para lo cual han obtenido el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos. ENCARGO DE DATOS PERSONALES DE LA COMPAÑÍA A UN TERCERO. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S podrá encargar el Tratamiento de los datos personales que posea a un tercero, con quien se compromete a suscribir los respectivos acuerdos de confidencialidad para efectos de la protección jurídica de dichos datos, con el fin que éste último realice las gestiones de comunicación, promoción, mercadeo, notificación, actualización de datos, planes de fidelización, programas y proyectos especiales. Todo lo anterior, respetando siempre las finalidades que el Titular de la información haya autorizado a la Compañía o autorizadas por ministerio de la Ley. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS. – De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales: Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. en su condición de responsable. Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos a DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido. Ser informado por DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, previo trámite de consulta o requerimiento ante DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. pone todos los recursos humanos, técnicos y tecnológicos que estén a su alcance, haciendo su mejor esfuerzo, para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales de los cuales es responsable. En cuanto a la confidencialidad, DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. se compromete a suscribir con terceros, en los eventos que se celebren convenios para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregado, los respectivos acuerdos de confidencialidad para efectos de la protección jurídica de dichos datos. AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales y de la información transaccional obtiene de los titulares de los datos su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios, mediante formularios, formatos de recolección de datos, formularios electrónicos y demás medios de que disponga o pueda disponer para tal efecto AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. solicitará a los titulares de los datos personales y de la información transaccional su autorización e informará la finalidad de antemano para el tratamiento de sus datos personales, excepto en los casos expresamente autorizados por la ley 1581 de 2012 en el artículo 10. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del titular mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. – Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión o eliminación de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos, y de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este último caso, DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO. – Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. pondrá a disposición de éste los respectivos datos personales a través de cualquier medio idóneo, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. – El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. tuviere establecida una relación como RESPONSABLE del tratamiento de datos y la información transaccional para la oferta de servicios de valor agregado, lo realizará con base en las prescripciones de la ley 1581 de 2012 y la ley 1266 de 2008 en lo que le sea aplicable, y en general para el para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para: El otorgamiento de incentivos y recompensas que impulsen la venta y uso de los productos, tales como descuentos, regalos, otros o Promocionar y Comunicar información relacionada con programas y campañas de beneficios y fidelización, ofertas de servicios de valor agregado, tanto productos y servicios propios como de terceros. Desarrollar el objeto social de DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. conforme a sus estatutos sociales. Consultar en centrales de información los datos de los titulares para fines comerciales. Consultar y tratar hábitos de consumo, transacciones de compra y aficiones para la oferta de servicios propios y de terceros, o de futuros aliados Contactar a los titulares de los datos con el fin de realizar estudios de mercados. Compartir con empresas aliadas, asociados, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias, y terceros con los cuales se tengan suscritos acuerdos de tratamiento de datos personales para la oferta de servicios de valor agregado. Establecimiento de canales de comunicación con el Titular, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse. ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., actualizará sus bases de datos de manera permanente, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012. AVISO DE PRIVACIDAD. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. cuenta con una política de privacidad la cual hace parte integral del presente manual. TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales y la información transaccional a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante la suscripción de acuerdos de tratamiento de datos personales. PROCEDIMIENTOS. – Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. – En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos la siguiente información: Nombre del titular de los datos Tipo de documento (NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería o tarjeta de identidad) Numero de documento Procedimiento que desea realizar (Consulta de datos, actualización de datos, corrección de datos, eliminación de datos o revocatoria de autorización) Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud. Datos de contacto del titular Teléfono celular Teléfono fijo Email Dirección envío Ciudad Departamento Referencia de ubicación PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. proporciona los medios idóneos para la consulta, por parte de los titulares de los datos personales, sobre el tratamiento de sus datos, los cuales serán informados dentro de los formularios de recolección de datos personales. Los términos para resolver las consultas son los señalados por la ley 1581 de 2012 art. 14. PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. en cumplimiento de Régimen General de Protección de Datos Personales, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, en los términos señalados en PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. El trámite será el señalado en el artículo 15 del Régimen General de Protección de Datos Personales. DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., capacitará a los encargados para la atención de consultas y reclamos sobre el trámite procedimental que señala la ley. Para solicitar corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos, el titular debe realizar la solicitud al siguiente correo: protecciondatos@distribuidoramatec.com Parágrafo. No se aceptará la solicitud de supresión de datos personales, realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos. PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES. – El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento en los términos del PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. Parágrafo. No se aceptará la solicitud de revocatoria de la autorización para tratamiento de datos, realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO. – DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. garantiza el derecho de acceso del titular de los datos, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, de manera detallada, los respectivos datos personales a través de medios idóneos para tal fin. VIGENCIA DE LA POLÍTICA. – La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia. Las Bases de Datos y la Política tendrán un período de vigencia indeterminado, de conformidad con la duración del objeto social de la Compañía. ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE DATOS Es aquella persona (natural o jurídica) a la que el responsable, es decir DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S., le delega el tratamiento de los datos personales almacenados en una base de datos específica, para los fines de tratamiento por los cuales fueron recogidos los datos de sus clientes en cada una de las tiendas, canales y líneas telefónicas digitales de AMBIENTE GOURMET, AMBIENTE LIVING, CLUB HOUSE, PATRICIA VÉLEZ, COCINA DIVERTIDA, AMBIENTE PATIO Y LITERAL. DISTRIBUIDORA MATEC S.A.S. designará al encargado persona natural de acuerdo a los perfiles que para el efecto se hayan definido, mediante comunicación a dicha persona. Así mismo designará al encargado persona jurídica mediante acuerdo para el tratamiento de datos personales, conforme en el formato que para tal efecto se ha desarrollado denominado “Acuerdo para compartir bases de datos personales”. NORMA APLICABLE LEY 1581 de 2012 «Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales». Decreto 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.